ویژگی های سازمان های الکترونیکی (E-ORGANIZATIONS)

هر اندازه که فناورى روز به افق هاى جدیدى دست مى یابد، دگردیسى جدیدى در فرایند شکل گیرى سازمان ها و نهاد هاى سنتى در حوزه هاى مختلف ایجاد مى شود. سازمان هاى الکترونیکى، یکى از پدیده هاى اخیر سرزمین هاى دیجیتالى محلى و بین المللى است که دولت هاى الکترونیکى جالبى را پدید آورده اند. دولت هایى که قصد ارتباط با مخاطبان در فرمت هاى غیرحضورى، با توجیه سهولت و تسریع در امر ارتباطات و اطلاع رسانى و خدمات رسانى بهینه دارند.
 سازمان هاى الکترونیکى (E_ORGANIZATIONS)
سازمان های الکترونیکی سازمانهایی هستند که مأموریت کلی آنها، نیل به هدف، در راستاى عملکردهاى الکترونیکى منسجم، هماهنگ و نیمه متمرکز است. یک کاربرد فزاینده از کسب و کار الکترونیکى که توجه رسانه ها را خیلى جلب نکرده است، استفاده از اینترنت صرفاً براى اداره یک سازمان در حال فعالیت است. در واقع میلیون ها سازمان وجود دارند که کالایى را تحت اینترنت نمى فروشند اما کاربردهاى کسب و کار الکترونیکى را براى بهبود ارتباطات با سهامداران داخلى و خارجى و انجام بهتر فعالیت هاى کسب و کار سنتى استفاده مى کنند.
 قوانین جدید کسب و کار الکترونیکى
بهتر است قبل از اینکه بتوانیم درباره سازمان هاى الکترونیکى و اینکه چطور آنها بر مباحث رفتار سازمانى تاثیر مى گذارند حرفى بزنیم، مطالبى که درباره سازمان هاى الکترونیکى منحصر به فرد است را بیان کنیم. این مطالب در شش قانون جدید کسب و کار الکترونیکى خلاصه مى شوند:
1. هیچ قانونى وجود ندارد که توسط همه پذیرفته شده باشد.
2. مزیت به پیشتازان مى رسد. به مصداق دنیاى واقعى، پرنده اى که اول به طعمه برسد آن را مى گیرد.
3. موفقیت به سرعت از دست مى رود. هرچقدر سرعت داشته باشید باز به اندازه کافى سریع نیستید. قبلاً «بزرگ، کوچک را مى بلعید» اما امروز «سریع، کند را مى بلعد».
4. قیمت ها تحت فشار دائمى قرار دارند. هزینه پایین تر ساختار سازمان هاى مبتنى بر اینترنت به آنها اجازه مى دهد تا محصولاتشان را نسبت به سازمان هاى سنتى پایین تر قیمت گذارى کنند. و اینترنت مقایسه خرید فورى را (در سایت هاى مقایسه- خرید از قبیل «pricescan.com» و «ebay.com») فراهم مى کند.
5. مکان مطرح نیست. در گذشته افرادى را که سازمان ها استخدام مى کردند، تولیدکنندگان و مشتریان عموماً توسط محیط جغرافیایى تعیین مى شدند. براى مثال، سازمان ها کارکنان خود را ترغیب مى کردند که در نزدیکى محل کار خود زندگى کنند. اکنون کارفرمایان در محل هاى دور به بهترین و باهوش ترین افراد دسترسى دارند و افراد با استعداد هرگز مجبور به ترک محل سکونتشان براى تعقیب فرصت هاى شغلى به مکان هاى خیلى دور نیستند.
6. اطلاعات منسجم همه چیز است. اینترنت و اینترانت ها روشى را که اطلاعات به درون سازمان ها انتقال پیدا مى کرده اند تغییر داده اند. سیستم هاى اطلاعات باز و منسجم، سلسله مراتب هاى سازمانى سنتى را دور مى زنند و براى کارمندان و مدیران کار پیگیرى پروژه ها را تسهیل، تصمیم گیرى درونى را همگانى و سازمان ها را به تولیدکنندگان، شریکان و مشتریان متصل مى کنند.
 انزواى اجتماعى در فضای مجازی
علاوه بر این شش تفاوت، بایستى آنچه را که تناقض سازمان الکترونیکى نام دارد مطرح کرد. سازمان هاى الکترونیکى همچنین به خاطر اینکه دو فرایند متناقض با هم را در یک زمان به انجام مى رسانند، منحصر به فرد محسوب مى شوند. آنها انزواى کارمندان را افزایش مى دهند در عین اینکه اجتماع آنها را هم فراهم مى کنند.
اینترنت انزواى اجتماعى را به وجود مى آورد، و این اثرات زیادى بر رفتار کار دارد. اما تعدادى از متخصصان در طراحى اطلاعات و کار استدلال کرده اند که اینترنت همچنین گروه هاى افراد هم فکر و هم سلیقه را ایجاد مى کند. اینترنت شبکه هاى اجتماعى را با شکستن موانع سازمانى و جغرافیایى ساخت دهى مجدد مى کند. اینترنت به کارمندان اجازه مى دهد تا به سهولت با دیگران در سازمانشان و خارج از آن همکارى کنند. براى مثال، تصمیمات اخیر توسط شرکت هاى «فورد موتورکو» و «دلتاایرلاین» این بوده است که به کارکنانشان کامپیوترهایى ارائه کنند که بتوانند با یک حق عضویت به اینترنت دسترسى پیدا کرده به طورى که توانایى شان را براى ارتباط با همدیگر افزایش داده و احساس همکارى را بین آنان تسهیل کند و مدیریت نیز بتواند به آسانى با آنان ارتباط برقرار سازد. البته این امر همچنین باعث مى شود که کارکنان آسانتر شکایات را با هم در میان گذاشته به گونه اى که بتوانند به طور گروهى در مقابل مدیریت متحد شوند.
 اثرات سازمان های الکترونیکی بر کارکنان
اثرات سازمان هاى الکترونیکى بر کارمندان به چه صورتى است؟ سازمان هاى الکترونیکى بر کارمندان خود تاثیرات فراوان مثبت و منفى بسیارى مى گذارند. یکى از مهم ترین تاثیرات منفى و نقاط ضعف سازمان هاى الکترونیکى، نبود ارتباط فیزیکى و عاطفى و روانى کارمندان با روساى واحدها و حس نکردن سایه یک big brother به قول آمریکایى ها، بر سر کارشان است. البته تجارب برخى از سازمان هاى موفق در امور الکترونیکى را نباید فراموش کرد. شرکت گوگل با ایجاد اتاق هاى گفت و گو و کافى شاپ هاى مجلل مزین به مبل هاى توپى شکل، ساعت هاى کارى آزاد کارکنان خود را در این اماکن شکل مى دهد و بستر را براى ارتباط فیزیکى کارکنان با یکدیگر فراهم مى کند. در شرکتى که صدها نفر فقط در ساختمان مرکزى آن مشغول به کار هستند و سازمان الکترونیکى تمام عیارى شکل گرفته است، ایجاد و مدیریت تعامل فیزیکى کارکنان در محیط هاى فارغ از فرمت هاى دیجیتالى اصل بسیار مهم تلقى مى شود.
حال اینجا این پرسش پیش مى آید که آیا رهبرى در یک سازمان الکترونیکى متفاوت از یک سازمان سنتى است؟ مدیران سازمان هاى الکترونیکى که در هر دو این سازمان ها کار کرده اند، این تفاوت را تائید مى کنند. قطعاً در سازمان هاى الکترونیکى، رفتار سازمان مدیران و اصول مدیریتى با دگردیسى خاصى همراه مى شود. مدیران در امر مدیریت سازمان هاى الکترونیکى، قائل به چهار تفاوت مى شوند که عبارتند از: وجود چشم اندازى از آینده، انعطاف پذیرى، توانایى براى تامین انتظارات بالا و ساختار الکترونیکی.
1. تمرکز بر آینده نگرى: بنیانگذار شرکت «پرایس لاین دات کام» مى گوید مسائل امروزى را فراموش کنید. شما به مرحله اى رسیده اید که بایستى دائماً بر ایجاد مسائل آینده متمرکز شوید. این مستلزم رهبرى مبتنى بر چشم انداز و یک درک عمیق است از اینکه چطور فناورى، در حال تغییر شغل رهبر است. بهترین رهبران یک نقشه ذهنى از صنعت، فرصت ها و ضعف ها ترسیم مى کنند و آنها این نقشه ذهنى را دائماً بررسى مى کنند. رهبرى مبتنى بر چشم انداز بى تردید در هر سازمانى مهم است. اما در یک محیط پرجنب و جوش افراد نیاز بیشترى به چنین رهبرانى دارند. قوانین و سیاست ها و رویه هایى که سازمان هاى سنتى تر را ترسیم مى کنند جهت را به کارمندان نشان داده و عدم اطمینان را براى آنها کاهش مى دهند، اینچنین دستورالعمل هاى رسمى شده اى معمولاً در سازمان هاى الکترونیکى وجود ندارند. بنابراین وظیفه مدیران الکترونیکى این خواهد بود که از طریق چشم اندازشان، جهت حرکت را ارائه دهند.
2. حفظ انعطاف پذیرى: رهبران الکترونیکى نیاز به انعطاف پذیرى بالایى دارند. آنها مجبورند تا با فراز و نشیب ها سازگارى داشته و زمانى که متوجه مى شوند که کار به درستى انجام نمى شود، سازمانشان را تغییر جهت بدهند. آنها مجبور هستند تا تجربه اندوزى را تشویق کنند.
3. چیره شدن بر انتظارات بالا: سرانجام رهبران الکترونیکى در یک دنیایى با انتظارات بالا زندگى مى کنند. سرمایه گذاران خصوصاً در شرکت هاى «دات کام» انتظار رشد سریع سرمایه شان را دارند و زمانى که یک کسب و کار الکترونیکى عمومى مى شود به طور شگفت انگیزى انتظارات بالاى بازار، به رهبران براى انجام تعهدات فشار زیادى وارد مى آورند. بازار براساس انتظارات و نه واقعیات شکل مى گیرد.
4. ساختار الکترونیکى: تئورى اقتضایى (Contingency Theory) فیدلر را فراموش کنید. سازمان هاى الکترونیکى منحصراً به ساختارهاى ارگانیک متکى هستند. آنها نیاز شدید به ارتباطات عمودى، افقى، مورب، تیم هاى فراسلسله مراتبى و وظیفه اى و رسمیت پایین براى کسب انعطاف پذیرى و آزادى عمل دارند. سازمان هاى الکترونیکى مبتنى بر ساختارهاى تیمى هستند که حول پروژه ها طراحى مى گردند. این سازمان ها نیاز به کارمندانى دارند، که تحمل ابهام را داشته و بتوانند در آشوب رشد کرده و مهارت هاى تیمى قوى را دارا باشند. در حقیقت یک نوع مدیریت مارتیسى (Matrix Management) در این سازمان ها که ساختار الکترونیکى دارند حاکم است.
در سازمان هاى الکترونیکى کارمندیابى بسیار مهم است. کارمندانى که توانایى کار فکرى پرمشقت و تحت فضاى دیجیتالى را ندارند و شدیداً عاطفى هستند، مناسب این کار نیستند. اکثر شرکت هاى کسب و کار الکترونیکى یک روش تهاجمى را براى استخدام افراد به کار مى گیرند. آنها مدیران ارشد را بیش از شرکت هاى سنتى درگیر این مسئله مى کنند و به طور فعال ترى متقاضیان باصلاحیت را جست وجو مى کنند. جامعه پذیر کردن کارمندان با مبانى کسب و کار الکترونیک از اهمیت بسزایى برخوردار است. این شکل حتى براى افرادى که در سطح مدیریتى نیز به کار گرفته مى شوند نیز وجود دارد. اگرچه این افراد از تجربه کارى بالا برخوردارند، و چون از محیط هاى کارى سنتى آمده اند، بنابراین مدتى طول مى کشد تا با حال و هواى سازمان هاى الکترونیکى سازگار شوند. استفاده از تجارب سازمان هاى الکترونیکى موفق غربى، کشور را در مسیر الکترونیکى شدن سازمان ها و نیل به دولت الکترونیک پاسخگو بهتر هدایت مى کند که باید به آن توجه کافى مبذول داشت. ایجاد مرکز مدیریت سایت هاى دولتى ایران در وب، نخستین گام در شکل گیرى سازمان هاى الکترونیکى در ایران به شمار مى رود.

مشکلات سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان چیست؟

برخی از مشکلاتی که در یک سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان می توان به آن اشاره کرد، به شرح زیر است:
- نگهداری و انجام سیستم دستی نیازمند نیروی انسانی زیادی است و کنترل دقت و سرعت و نظارت بر نیروی انسانی زیاد مستلزم سیستمی دیگر و نیروی انسانی دیگر است.
- مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه ها بین واحدهای مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذی ربط و برعکس، تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چینی، انجام اصلاحات توسط مدیران در هر مرحله و در نهایت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلی زمان بر و مستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت های مختلف و در نتیجه بکارگیری نیروی انسانی زیاد برای حفظ کارآیی آن است.
- امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه ها و پرونده ها وجود دارد؛ به ویژه در زمان جابه جایی های سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یک واحد یا سازمان از مکانی به مکان دیگر.
- استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی.
- احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیرمترقبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و ....
- اختصاص فضای زیادی برای نگهداری لاشه فیزیکی مکاتبات و پرونده ها.
- طولانی شدن فرآیند جست و جوی نامه در خیل عظیمی از بایگانی ها (وقت و نیروی انسانی).
- هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداری آنها.
- هزینه نیروی انسانی برای نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود.
- امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری و احتمال اندک کشف آنها (این امر موجب تحمیل هزینه زیادی به نظام اداری کشور شده است تا در موارد ضروری با انجام اقدام های تکمیلی نسبت به اصالت نامه اطمینان حاصل شود).
- عدم امکان برنامه ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود امار قابل اتکا.
- عدم امکان گزارش گیری از فعالیت های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل صحت آمار و گزارش های واحدهای مختلف در مورد انجام فعالیت ها.

فواید الکترونیکی کردن سازمان چیست؟

مزایایی که برای مکانیزه کردن مکاتبات اداری ذکر می شود عبارت اند از:
- امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان توسط مدیران و حتی کارشناسان.
- کاهش فعالیت های موازی مانند تکثیر بی مورد مکاتبات ثبت و نگهداری سوابق در چندین محل.
- نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا.
- مراجعه آسان به مکاتبات در هر زمان و بدون نیاز به حضور مسئول دبیرخانه یا بایگانی یا دفتر.
- قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد.
- محول کردن بخش زیادی از فعالیت های مسئولان دفترها، منشی ها، حروف چین ها به سیستم نرم افزاری.
- امکان پی گیری مکانیزه کارها در هر مکان و هر زمان و اطلاع از امور معوق و تاخیر شده.
- اعمال کنترل بیشتر در نقل و انتقال مکاتبات و اطلاعات طبقه بندی شده.
- دقت در انجام عملیات و ثبت تمام امور.
- ردیابی امور و پی گیری به موقع مراحل کار.
- سهولت و سرعت در گردش عملیات.

شیوه نامه مکاتبات اداری

سازمانهای اداری باقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم بانجام آن هستند بذل مجاهدت و ابراز فعالیت می نمایند. حاصل کوشش و فعالیت آنها بصورت اوراق و اسنادی در می آید که مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشکیل می دهد، این مکاتبات و اسناد که بطور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در اینصورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند که با صرف وقت و پرداخت هزینه های مادی و کوشش های انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد که با علاقمندی و برمبنای علمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود. واحدهای سازمانی هریک قسمتی از وظایف و خط مشی کلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و با انجام وظائف خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه های صادره فعالیت و عملیات کارکنان سازمان است که منفرداً و مجتمعاً تبدیل باسناد و اوراق و نامه هایی می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادره منعکس کننده فعالیتهای صورت گرفته است که اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می کند. بدین لحاظ و بمنظور یکسان سازی چارچوب نامه های صادره از سوی دانشگاه این مجموعه گردآوری و تقدیم می گردد.
1 تعریف نامه اداری
هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
2 مشخصات نامه اداری
ویژگیها و مشخصاتی که نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از : شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء کننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.
3 یادداشت اداری
برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرک می تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.
4 اجزای نامه های اداری
هر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل میشود:
الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ - گیرندگان رونوشت.
4.1 سرلوحه
نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ، و پیوست می باشد، برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می کند.
4.2 عنوان های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه
عنوان گیرنده نامه : منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود.
عنوان گیرنده نامه با کلمه «به» مشخص می شود.
عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف او نوشته می شود. بیان کننده عنوان فرستنده نامه کلمه «از» می باشد.
موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد موضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص می گردد.

_تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه کننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری که در جریان مطالعه نامه قرار می گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.
تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذکر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مکاتبات را فراهم
می سازد و برای متصدیان ثبت و کنترل و سایر پرسنلی که نامه را از نظر کلی ملاحظه نموده و یا مورد بررسی و اقدام قرار می دهند مفید و ضروری است.
4.3 متن نامه
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است که انگیزه تهیه نامه می باشد و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.
4.4 مشخصات امضاء کننده
مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه بوسیله وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می کند.
4.5 گیرندگان رونوشت
منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص می گردد.
شماره:
تاریخ:
پیوست:
وزارت:
سرلوحه جناب آقای/سرکار خانم ....................
«مشخصات فردی و اداری گیرنده»
(عناوین )
رئیس/مدیر/سرپرست/محترم .............
موضوع:
متن:
مشخصات فردی و اداری فرستنده
امضاء
رونوشت به:
گیرندگان رونوشت
نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار: نامه های خبری- نامه های بازدارنده- نامه های دستور و درخواستی – نامه های هماهنگی.
5 نامه های خبری
به وسیله این گونه نامه ها، نتیجه کار به سازمان یا شخص ذیربط اطلاع داده می شود. یا ممکن است آغاز یا پایان یک کار را به اطلاع گیرنده نامه و یا ارباب رجوع برساند.
6 نامه های بازدارنده
به نامه هایی اطلاق میشود که از انجام یا متن کار و یا بروز حادثه ای جلوگیری بعمل آورد. اینگونه نامه ها اقداماتی را که توسط سازمان یا افراد شروع شده و یا در حال شکل گرفتن است، بطور موقت و یا دائم متوقف می کند.
3- نامه های دستوری یا درخواستی:
این نامه ها که بیش تر نامه های اداری را تشکیل می دهند دستور یا درخواست انجام گرفتن کاری است که ممکن است از سازمان یا فردی خواسته شود یا نتیجه کار از آنها سئوال گردد.
7 نامه های هماهنگی
این گونه نامه ها برای هم آهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه میشود و یا ممکن است در موردی بین دو یا چند موسسه یا وزارتخانه ایجاد هم آهنگی کند مانند بخشنامه ها .
8 مراحل تهیه نامه های اداری
مراحلی که برای تهیه و تنظیم یک نامه اداری معمولا لازم است از این قرار است:
8.1 مرحله اول - بررسی قبل از نگارش
پیش از آنکه نامه ای نوشته شود و یا دستور نوشتن آن صادر گردد، لازم است با طرح چند سوال ضرورت نوشتن نامه محرز شود. بررسی قبل از نوشتن باعث خواهد شد که از مکاتبات اضافی و بیهوده جلوگیری شود و نامه بدون دلیل تهیه نگردد، بدین ترتیب در هزینه ها و وقت صرفه جویی بعمل خواهد آمد.
8.2 مرحله دوم- تهیه پیش نویس
تهیه پیش نویس پایه و اساس نامه و در حقیقت طی کامل مراحل نگارش آن از ابتدا تا پایان کار می باشد. تهیه پیش نویس نیاز به فراهم آوردن مقدماتی دارد که برای سهولت مطالعه، آنرا در دو قسمت آماده سازی مقدمات و تدوین مورد بررسی قرار میدهیم.
8.2.1 آماده سازی مقدمات
مقدماتی که برای تهیه نامه اداری و یا اصولاً هر نوع نوشته علمی دیگر باید فراهم شوند عبارتند از تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز و سپس تعیین چارچوب و تنظیم فهرست مطالبی که باید در نامه قید شود.
1- تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز
برای تهیه یک نامه خوب و موثر که مطالب و محتوای آن، مستند و مستدل ومتکی بر قواعد باشد گرچه نویسنده نامه بیش از هر چیز در هنگام نوشتن از حافظه و اطلاعات خود یاری می جوید، ولی در اغلب موارد از مراجعه به منابع مختلف به ویژه پرونده جهت مطالعه بیشتر بی نیاز نمی باشد.
2- تعیین چارچوب کار و تنظیم فهرست مطالب
این مرحله به تهیه و تنظیم فهرست مطالب اختصاص دارد که در حقیقت طرح و چارچوب ذهنی کار در این مرحله آماد ه می شود. در این مرحله نویسنده باید هنگام نوشتن نامه، مطالب و مسائل را که پیرامون نامه به ذهن او می رسد یادداشت کند. مطالب یادداشت شده را دوباره مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد و براساس اهمیت تنظیم کند. ممکن است مطالبی از آن حذف و یا مواردی به آن اضافه شود. فهرست نهایی تقریباً چارچوب اصلی ما در ساختمان نامه است.
8.2.2 تدوین نامه
که شامل نحوه تنظیم عناوین و نیز تنظیم متن نامه است
1 -نحوه تنظیم عناوین نامه- تنظیم عناین نامه در مکاتبات اداری بستگی به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحیح، آغازگری منطقی و اثری مطلوب درگیرنده نامه خواهد داشت. عنوان مناسب مخاطب را وادار می کند نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابی منطقی و مناسب به آن بدهد.
2- تنظیم متن نامه – بطور کلی متن هر نامه ای از سه بخش تشکیل می شود . مقدمه – اصل موضوع و نتیجه گیری و اختتام مطلب.
8.3 مقدمه
نامه های اداری معمولاً مقدمه ای دارند، این مقدمه ممکن است کوتاه و در چند کلمه خلاصه شود یا چندین سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه ای با توجه به موضوع آن صورت مختلفی خواهد داشت. چنانچه نامه تهیه شده در پاسخ یا پیرو نامه ای باشد، در این حالت ذکر شماره و تاریخ و عنوان مختصر موضوع نامه قبلی مقدمه نامه جدید محسوب میشود، ولی اگر نامه بدون سابقه و جدید باشد لازمست که برای روشن شدن ذهن مخاطب و هم چنین برای آماده کردن مسیر فکر او برای پذیرش و دریافت پیام توضیح قبل از پرداختن به اصل موضوع داده شود که همین یک یا دو سطر بعنوان مقدمه تلقی میگردد.
اصل موضوع- از آنجا که نامه یکی از مهم ترین وسایل ایجاد ارتباط در سازمانها و ادارات شناخته شده است. شایسته است که به بهترین وجهی به رشته تحریر درآید. در این مورد ساده نویسی توصیه میشود. زیرا ساده و بی تکلف نوشتن تفهیم و امکان پذیر ساخته و نیاز به توضیح اضافه را کم میکند. نامه های اداری باید آن چنان تهیه شوند که براحتی منظور و هدف پیام دهنده را بازگو کند و خواننده پس از مطالعه، آن چه را که مراد نویسنده بوده است بطور کامل دریابد.
اختتام و نتیجه گیری- نامه های اداری ممکن است به گونه های مختلف پایان پذیرند. ولی آنچه در پایان نامه بیشتر به چشم می خورد، نشان دهنده اهمیت آن و ترغیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام گرفتن درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفی بهتر است در نامه های جوابیه، نتیجه مثبت و یا منفی کاملاً مشخص شود.
8.4 مرحله سوم- بررسی پیش نویس
پس از آنکه پیش نویس تهیه گردید، لازمست قبل از ماشین شدن مورد بررسی قرار گیرد. این بررسی برای حصول اطمینان از کفایت و کارآیی و تاثیر مطالب طرح شده است. در مورد پاسخ نامه ها می توان نامه واصله را با پیش نویس نامه جوابیه تهیه شده مقایسه کرد تا اطمینان حاصل شود که پیش نویس تهیه شده کامل و بدون نقض بوده و به تمام سئوالات یا درخواستهای فرستنده نامه پاسخ گفته شده است. در سایر موارد برای بازبینی پیش نویس می توان از فهرست بررسی (چک لیست) استفاده کرد و براساس آن نسبت به بررسی مجدد پیش نویس اقدام نمود. در فهرست بررسی پیش نویس، سئوالاتی مطرح می گردد که بررسی پاسخ آنها نمایشگر کفایت یا کافی نبودن پیش نویس است.
سایر اقدامات – پس از آنکه پیش نویس تهیه شده از هر جهت مورد تایید تهیه کننده آن قرار گرفت ذیل آنرا امضاء و برای مقامی که باید امضاء نهایی نماید می فرستد. مقام مزبور پس از مطالعه، چک و اصلاح لازم را بعمل میآورد و عنداللزوم با افزودن و یا کم کردن مطالبی به آن، پیش نویس را بطور مقدماتی امضاء می کند و برای ماشین نمودن به واحد مربوطه می فرستد.
- رعایت شان سلسله مراتب مقامات اداری در مکاتباتمعمولاً مخاطب و دریافت کننده نامه نسبت به نویسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداری یکی از حالات زیر را دارد:
الف- مقام مافوق و ارشد است.
ب- همردیف میباشد.
ج- مادون و زیر دست فرستنده نامه است.
در هریک از حالات فوق نزاکت و ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود بدین کیفیت که خارج از اصل مطلب و موضوع مورد مکاتبه که باید با کمال سادگی و وضوح نگاشته شود توجه باین نکات هم ضروری است.
الف- ممکن است نامه ابتداء بساکن یعنی اولین نامه ای باشد که در موضوع مورد مکاتبه نوشته می شود بنابراین بعد از ذکر عنوان گیرنده و درج موضوع کلی بلافاصله باصل مطلب پرداخته میشود و ضمن نامه اصطلاحات اداری بشرح زیر عنوان میگردد:
بمقام مافوق:
« خاطر عالی مستحضر است که... » «باستحضار میرساند»...
«توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد که ...»
و جملات و عبارات مشابه. بمقام همردیف:
«باطلاع میرساند...»
«اشعار می دارد...» «بطوری که اطلاع دارید..» و جملات مشابه.

بمقام مادون و زیردست:
«تذکر می دهد»
«لازم است یادآوری نماید که»
محتاج تذکر است» و جملات مشابه .
هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام کاری شده باشد بهتر است از این کلمات و اصطلاحات اداری استفاده شود:
مقامات مافوق: «متمنی است دستور فرمائید» یا «تمنا دارد مقرر فرمائید»مقامات همردیف: «خواهشمند است دستور فرمائید» یا «تقاضا دارد که دستور فرمائید».مقامات مادون: «مقتضی است..» یا «لازم است دستور دهید...» و موارد مشابه.
- ایجاد ارتباط در مکاتبات
نامه ای که از سازمان صادر می گردد ممکن است که در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد و یا در پاسخ نامه طرف مکاتبه فرستاده شود در اینصورت از نظر امکان کنترل گردش نامه و بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد بشماره های مکاتبات و نامه های طرف گیرنده اشاره شود در این صورت:
الف- اگر نامه در پاسخ نامه طرف مکاتبه صادر گردد بعد از ذکر عنوان شماره و تاریخ نامه گیرنده باین شرح قید
می گردد:
«در پاسخ نامه شماره ......... مورخ»
«عطف به نامه شماره ..........مورخ»
ب- هرگاه نامه در دنباله مکاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مکاتبه نامه ای از گیرنده دریافت نشده است بعد از عنوان باین شرح انشاء می گردد:
«در تعقیب نامه شماره ....... مورخ .......... »
«پیرو نامه شماره ...... مورخ............»
ذکر شماره نامه بمتصدیان کنترل گردش نامه و بایگانیها امکان می دهد که بسرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا کنند

دنیای الکترونیکی و بازنگری در رفتار سازمانی

در این مقاله سعی بر آن است تا اثر دنیای الکترونیکی بر رفتار سازمانی بررسی شود که تحقیقات کمی در این مورد انجام شده است. آنچه که در اینجا ذکر می شود، مطالعه برخی تحقیقات و مقایسه آنها با برخی از مشاهدات، حدسها و گمانها در این عرصه است. در این مقاله با این موضوع آشنا خواهیم شد که چطور کامپیوتر و اینترنت هرچیزی را از رهبری تا توازن کار و خانواده تحت تاثیر قرار می دهند.

سازمان الکترونیکی چیست؟
دو واژه ای کــــــه به نظر موجب ابهام می شوند تجارت الکترونیکی و کسب و کار الکترونیکی هستند(1). واژه تجارت الکترونیکی درحال تبدیل شدن به یک برچسب استاندارد برای تشریح جنبه فروش کسب و کار الکترونیکی است. تجارت الکترونیکی ارائه محصولات و دریـــافت سفارشات را در سایت های وب را دربرمی گیرد. اکثر مقالات و رسانه ها به اینترنت در کسب و کار به عنوان مکانی برای خرید - بازاریابی و فروش محصولات و خدمات تحت آن توجه کرده اند. زمانی که شما می شنوید که تعداد زیادی از افراد از اینترنت خرید می کنند و یا اینکه سازمانها می توانند سایت های وبی را ایجاد کنند که در آن می توانند محصولاتشان را به فروش برسانند، مبادلاتی را انجام دهند و پرداختها را وصول و سفارشاتی را بگیرند شما درباره تجارت الکترونیکی می شنوید. تجارت الکترونیکی تغییر شگرفی را در ارتباطات سازمان با مشتریانش ایجاد کرده است، و به طور سرسام آوری درحال گسترش است. حجم جهانی تجارت الکترونیکی 111 میلیارد دلار در سال 1999 بود و این میزان در سال 2003 به 1/3 تریلیون دلار می رسد(2).

در مقایسه با تجارت الکترونیکی، کسب و کار الکترونیکی به طیف کاملی از فعالیتهای دخیل، در یک سازمان موفق مبتنی بر اینترنت اشاره دارد. به مفهوم دقیقتر، تجارت الکترونیکی زیرمجموعه کسب و کار الکترونیکی است. کسب و کار الکترونیکی شامل ایجاد استراتژی هایی برای اداره شرکتهای مبتنی بر اینترنت، ایجاد زنجیره های عرضه منسجم، همکاری با شریکان به طور الکترونیکی برای هماهنگی بین طراحی و تولید، شناسایی نوعی متفاوت از رهبر برای اداره کسب و کار مجازی، چالش پیداکردن افراد ماهر برای ساخت و به کارانداختن اینترانت ها و سایت های وب و پشتیبانی از آنهاست. کسب و کار الکترونیکی، شامل خلق بازارهای جدید، یافتن مشتریان جدید و در کنار این موارد تلاش برای دسترسی به ترکیب بهینه ای از کامپیوتر، وب وکاربردهاست.

یک کسب و کار الکترونیکی، اینترنت و اینترانت های درونی را برای گشودن کانال های ارتباطاتی یک سازمان استفاده می کند، و این امکان را فراهم می آورد که اطلاعات، منسجم و توزیع شوند و به مشتریان، تولیدکنندگان، کارکنان و دیگران اجازه می دهد تا با سازمان بــه طور زنده ارتباط برقرار کنند.

لازم است تا درباره درجه دخیل بودن کسب و کار الکترونیکی در یک سازمان بیندیشیم. سازمانهایی نظیر آمازون دات.کام، ای ترد (E.TRADE) و پتسمارت (PETSMART) و نظایر آن، ده ســــال قبل وجود نداشتند. آنها به طورکلی انقلاب اینترنت را ایجاد کرده اند. مشتریانشان هرگز به طور فیزیکی در فروشگاههایشان قدم نمی زنند هرگز کارمندی را نمی بینند. اینها نمونه هایی از سازمانهای کاملاً اینترنتی هستند. تنها منبع درآمد آنها، مبتنی بر تعاملات اینترنتی است.

یک کاربرد فزاینده از کسب و کار الکترونیکی که توجه رسانه ها را خیلی جلب نکرده است، استفاده از اینترنت، صرفاً برای اداره یک سازمان درحال فعالیت است. درواقع میلیونها سازمان وجود دارند که کالایی را تحت اینترنت نمی فروشند اما کــــــاربردهای کسب و کار الکترونیکی را برای بهبود ارتباطات با سهامداران داخلی و خارجی و انجام بهتر فعالیتهای کسب وکار سنتی استفاده می کنند. همان طور که مفاهیم رفتار سازمانی به همه سازمانها مربوط است، الکترونیکی شدن نیز صرفاً ویژگی سازمانهای غیرانتفاعی نیست. بنابراین، در اینجا ما از واژه سازمان الکترونیکی استفاده می کنیم که صرفاً مختص سازمانهای غیرانتفاعی نیست بلکه همه سازمـــــانها را در برمی گیرد. در اینجا سوال این است که چه چیزی درباره سازمانهای الکترونیکی منحصر به فرد است؟ قبل از اینکه بتوانیم درباره سازمانهای الکترونیکی و اینکه چطور آنها بر مباحث رفتار سازمانی تاثیر می گذارند حرفی بزنیم، لازم است، مطالبی که درباره سازمانهای الکترونیکی منحصربه فرد است را بیان کنیم. این مطالب در شش قانون جدید کسب و کار الکترونیکی خلاصه می شوند.

1 - هیچ قانونی وجود ندارد که توسط همه پذیرفته شده باشد. هیچ مدل یا برنامه استراتژیک مشخصی برای کسب و کار الکترونیکی وجود ندارد. کاری که در ماه مارس انجام شده ممکن است در ماه مه، به طورکلی حذف شود. کسب و کار الکترونیکی در ابتدای راه قرار دارد و برنــــــامه ریزان نیازمند تجربه اندوزی هستند.

2 - مزیت به پیشتازان می رسد. به مصداق دنیای واقعی، پرنده ای که اول به طعمه برسد آن را می گیرد. در تجارت الکترونیکی نیز چنین حالتی وجود دارد. اقتصادهای تجارت الکترونیکی با یک حاشیه کوچک و اولیه در بازار می توانند یک مزیت بلندمدت با ارزشی را فراهم آورند. اینترنت مزایای بسیاری را برای عده زیادی از نقش آفرینان در یک بازار فراهم می سازد.

3 - موفقیت به سرعت از دست می رود. هرچقدر سرعت داشته باشید باز به اندازه کافی سریع نیستید. قبلاً «بزرگ، کوچک را می بلعید» اما امروز «سریع، کند را می بلعد». رقابت سازمانها را بلافاصله مواجه با تصمیم گیری سریع، ایجاد محصولات وخدمات جدیددر زمان اعلام شده، حرکت با شتاب به سمت بازارها، و پاسخ به اقدامات رقابتی می کند. نگــرش قدیمی «آماده - هدف - آتش» با «آتش - آماده - هدف» جایگزین می شود.

4 - قیمتها تحت فشار دائمی قرار دارند. هزینه پایین تر ساختار سازمانهای مبتنی بر اینترنت به آنها اجازه می دهد تا محصولاتشان را نسبت به سازمانهای سنتی پایین تر قیمت گذاری کنند. و اینترنت مقایسه خرید فوری را (در سایت های مقایسه - خرید از قبیل «پرایس اسکن دات کام» و «مای سایمون دات کام) فراهم می کند. اینترنت بر سودهای اضافی که به علت کمبود زمان یا اطلاعات لازم برای پیداکردن فروشنده، با پایین ترین قیمت بر مشتـــــریان تحمیل می شود، فشار وارد می کند.

5 - مکان مطرح نیست. در گذشته افرادی را که سازمانها استخدام می کردند، تولیدکنندگان و مشتریان عموماً توسط محیط جغرافیایی تعیین می شدند. برای مثال، سازمانها کارکنان خود را ترغیب می کردند که در نزدیکی محل کار خود زندگی کنند. اکنون کارفرمایان در محلهای دور به بهترین و باهوش ترین افراد دسترسی دارند و افراد با استعداد هرگز مجبور به ترک محل سکونتشان برای تعقیب فرصتهای شغلی به مکانهای خیلی دور نیستند.

6 - اطلاعات منسجم همه چیز است. اینترنت و اینترانت ها روشی را که اطلاعات به درون سازمانها انتقال پیــــدا می کرده اند را تغییر داده اند. سیستم های اطلاعات باز و منسجم، سلسله مـــراتب های سازمانی سنتی را دور می زنند و برای کارمندان و مدیران کار پیگیری پروژه ها را تسهیل، تصمیم گیری درونی را همگانی و سازمانها را به تولیدکنندگان، شریکان و مشتریان متصل می کنند.

علاوه بر این، شش تفاوت، بایستی آنچه را که تناقض سازمان الکترونیکی نام دارد را مطرح کرد. سازمانهای الکترونیکی همچنین به خاطر اینکه دو فرایند متناقض با هم را در یک زمان به انجـــام می رسانند، منحصر به فرد محسوب می شونـــد. آنها انزوای کارمندان را افزایش می دهند درعین اینکه اجتماع آنها را هم فراهم می کنند. اینترنت انزوای اجتماعی را به وجود می آورد، و این اثرات زیادی بر رفتار کار دارد. اما تعدادی از متخصصان در طراحی اطلاعات و کار استدلال کرده اند که اینترنت همچنین گروههــای افراد هم فکر و هم سلیقه را ایجاد می کند(3). اینترنت شبکه های اجتماعی را با شکستن مـــوانع سازمانی و جغرافیایی ساخت دهی مجدد می کند. اینترنت به کارمندان اجازه می دهد تا به سهولت با دیگران در سازمانشان و خارج از آن همکاری کنند. برای مثال، تصمیمات اخیر توسط شرکتهای «فورد موتورکو» و «دلتاایرلاین» این بوده است که به کارکنانشان کامپیوترهایی ارائه کنند که بتوانند با یک حق عضویت به اینترنت دسترسی پیدا کرده به طوری که توانایی اشان را برای ارتباط با همدیگر افزایش داده و احساس همکاری را بین آنان تسهیل کند و مدیریت نیز بتواند به آسانی با آنان ارتباط برقرار سازد. البته این امر همچنین باعث می شود که کارکنان آسانتر شکایــــــات را با هم درمیان گذاشته به گونه ای که بتوانند به طور گروهی در مقابل مدیریت متحد شوند.

اثرات سازمانهای الکترونیکی بر کارمندان
اثرات سازمانهای الکترونیکی بر کارمندان چیست؟ اگر شما اطلاعاتی را درباره کارکنان سازمانهای الکترونیکی می خواهید بهتر است که کتاب «بندگان شبکه» را مطالعه کنید(4). نویسندگان این کتاب خاطرنشان می کنند که اکثر میلیونها کارگر در سازمانهای الکترونیکی درحال بندگی در فروشگاههای طاقت فرسای الکترونیکی با ساعات کار طولانی و با فشارهای بالا و امنیت شغلی کم هستند.

سازمانهای الکترونیکی و مباحث رفتار سازمانی: خوب اجازه دهید بر مسائل خاص متمرکز شویم. اینکه چطور سازمانهای الکترونیکی جدید بر مباحث رفتار سازمانی از قبیل رهبری، انگیزش و ارتباطات تاثیر می گذارند؟

رهبری الکترونیکی: آیا رهبری در یک سازمان الکترونیکی متفاوت از یک سازمان سنتی است؟ مدیران سازمانهای الکترونیکی که در هر دوی این سازمانها کار کرده اند، این تفاوت را تائید می کنند. آنهـــــا قائل به چهار تفاوت می شوند. تصمیم گیریهـــای سریع، وجود چشم اندازی از آینده، انعطاف پذیری و توانایی برای تامین انتظارات بالا.

تصمیم گیریهای سریع: مدیران در همه سازمانها، هرگز تمام اطلاعــاتی را ندارند که هنگام تصمیم گیری لازم دارند. اما مسئله در سازمانهای الکترونیکی جدی تر است. جهان درحال حرکت سریع و رقابت شدید است. رهبران در سازمــــانهای الکترونیکی خود را به عنوان دوندگانی می بینند که از همقطارانشان در سازمانهای غیرالکترونیکی فاصله زیادی دارند. آنها مکرراً واژه عصر اینترنت را مطرح می کنند - که اشاره به یک محیط کاری پرشتاب دارد. رهبران سازمان الکترونیکی امروزه بـــــرای تصمیم گیری مجبورند از جمع آوری اطلاعات ازطریق روشهای سنتی بپرهیزند. در عصر اینترنت این کار غیرقابل انجام است.

تمرکز بر آینده نگری: بنیانگذار شرکت «پرایس لاین دات کام» می گوید مسائل امروزی را فراموش کنید: شما به مرحله ای رسیده اید که بایستی دائماً بر ایجاد مسائل آینده متمرکز شوید. این مستلزم رهبری مبتنی بر چشم انداز و یک درک عمیق است از اینکه چطور فناوری، درحال تغییر شغل رهبر است. بهترین رهبران یک نقشه ذهنی از صنعت، فرصتها و ضعفها ترسیم می کنند و آنها این نقشه ذهنی را دائماً بررسی می کنند.

رهبری مبتنی بر چشم انداز بی تردید در هر سازمانـــی مهم است. اما در یک محیط پرجنب و جوش افراد نیاز بیشتری به چنین رهبرانی دارند. قوانین و سیاستها و رویه هایی که، سازمانهای سنتی تر را ترسیم می کنند جهت را به کارمندان نشان داده و عدم اطمینان را برای آنها کاهش می دهند، این چنین دستورالعملهای رسمی شده ای معمولاً در سازمانهای الکترونیکی وجود ندارند. بنابراین، وظیفه مدیران الکترونیکی این خواهدبود که ازطریق چشم اندازشان، جهت حرکت را ارائه دهند.

حفظ انعطاف پذیری: رهبران الکترونیکی نیاز به انعطاف پذیری بالایی دارند. آنها مجبورند تا با فراز و نشیبهای سازگاری داشته و زمانی که متوجه می شوند که کار بـــــه درستی انجام نمی شود، سازمانشان را تغییر جهت بدهند. آنها مجبور هستند تا تجربه اندوزی را تشویق کنند.

چیره شدن بر انتظارات بالا: سرانجام رهبران الکترونیکی در یک دنیایی با انتظارات بالا زندگی می کنند. سرمایه گذاران خصوصاً در شرکتهای «دات کــام» انتظار رشد سریع سرمایه اشان را دارند و زمانی که یک کسب و کار الکترونیکی عمومی می شود به طور شگفت انگیزی انتظارات بالای بازار، به رهبران برای انجـــــــام تعهدات فشار زیادی وارد می آورند. بازار براساس انتظارات و نه واقعیات شکل می گیرد.

ساختار الکترونیکی: تئوری اقتضائی را فراموش کنید. سازمانهای الکترونیکی منحصراً به ساختارهای ارگانیک متکی هستند. آنها نیاز شدید به ارتباطات عمـــودی، افقی، مورب، تیم های فراسلسله مراتبی و وظیفه ای و رسمیت پایین برای کسب انعطاف پذیری و آزادی عمل دارند. سازمانهای الکترونیکی مبتنی بر ساختارهای تیمی هستند که حول پروژه ها طراحی می شوند. این چه مفهومی برای کارمندان دارد؟ افراد درگذشته نیاز به ساختاری داشتند که به طور کلیشه ای توسط شرحهای شغل، قوانین و رویه ها و میل سرپرستان موجود تعیین می شد که این نوع ساختار در سازمانهای الکترونیکی دوامی ندارد. این سازمانها نیاز به کارمندانی دارند، که تحمل ابهام را داشته و بتوانند در آشوب رشد کرده و مهارتهای تیمی قوی را دارا باشند.

تصمیم گیری: در این مـــــورد می توان دو پیش بینی را ارائه کرد. اول مدل های تصمیم گیری فردی احتمالاً به طور فزاینده ای برای این سازمانها منسوخ می شوند. سازمانهای الکترونیکی گروههای مبتنی بر تیم هستند به همین خاطر مدل های تصمیم گیری گروهی مناسب تر هستند.

دوم مدل های تصمیم گیری تحلیلی و مبتنی بر تفکر که بر ادبیات مدیریت استراتژیک تسلط دارند - بــــا مدل های فعال جایگزین می شوند. هیچ مدل کسب و کار باثباتی برای سازمانهای الکترونیکی وجود ندارد. موفقیتها برای شرکتهایی است که به تجربه اندوزی بها می دهند و آنهایی که آزمایش وخطا را به کار برده و قادرنــــــد به سرعت اطلاعات را جمع آوری و جذب کنند و کسانی که شکست را می پذیرند و از آن درس می گیرند.

انتخاب کارمند: امروزه استخدام افراد خوب، خصوصاً برای سازمانهای الکترونیکی یک چالش محسوب می شود. این سازمانها نیاز به گروهی خاص از افراد دارند که بایستی توانایی این را داشته باشند تا بتوانند در فرهنگهای دشوار شرکتهای الکترونیکی باقی بمانند. به علاوه تعداد افرادی که می توانند کسب وکار الکترونیکی را درک کنند کم است و به همین خاطر این افراد می توانند هر کجایی بروند که تمایل دارند. سرانجام رشد سریع، نیاز به استخدام انبوه را موجب می شود. بنابراین، تامین متقاضیان شایسته، محدود شده است. اکثر شرکتهای کسب و کار الکترونیکی یک روش تهــاجمی را برای استخدام افراد به کار می گیرند. آنها مدیران ارشد را بیش از شرکتهای سنتـــی درگیر این مسئله می کنند و به طور فعال تری متقاضیان با صلاحیت را جستجو می کنند. زمانی که متقاضیان شناسایی می شوند، سازمانهای الکترونیکی نیاز دارند تا به دقت کاندیداهای نهایی را برای حصول اطمینان از سازگاری مناسب با فرهنگ سازمان بررسی کنند. سازمانهای الکترونیکی تابع خصوصیات فرهنگی مشترکی از قبیل محیط کاری غیررسمی، روحیه تیمی، فشارهای شدید برای تکمیل سریع و به موقع پروژه ها و توانایی کار 7-24 (24 ساعت روز، 7 روز هفته) هستند. ابزارهای انتخاب از قبیل آزمونها، مصاحبه ها و معرفی نامه ها بایستی افرادی را که نمی توانند در تیم موثر بوده و بر ابهام و استرس غلبه کنند را شناسایی کنند.

جامعه پذیری: زمانی که کارمندان جدید استخدام می شوند، لازم است تا نسبت به کسب وکار الکترونیکی اجتماعی شوند. این مرحله تغییر برای کارمندان جدید ایجاد چالش می کند، چرا که آنها تازه وارد، با تجربه کاری محدود و درک پایین از فعالیت کسب و کار الکترونیکی هستند. این شکل حتی برای افرادی که در سطح مدیریتی نیز به کارگرفته می شوند نیز وجود دارد. اگرچه این افراد از تجربه کاری بالا برخوردارند، لیکن چون از محیطهای کاری سنتی آمده اند، بنابراین، مدتی طول می کشد تا با حال و هوای سازمانهای الکترونیکی سازگار شوند.

نگهداری و انگیزش: زمانی که استخدام صورت گرفت کسب و کارهای الکترونیکی مواجه با وظیفه نگهداری کارمندان شایسته می شوند. همان طوری که قبلاً ذکر کردیم، این برای سازمانهای الکترونیکی یک چالش محسوب می شود، چرا که تقاضا برای این نوع از افراد زیاد است. این افراد گزینه های جالب توجهی برای استخدام در سازمانهای دیگر دارند. کارفرمایان سایر شرکتها، احتمالاً به طور تهاجمی سعی در جذب آنها می کنند. ترک شغل خصوصاً به شرکتهای کسب و کار الکترونیکی صدمه می زند، به خاطر اینکه آنها شدیداً متکی به تیم ها هستند. تیم ها زمانی که از افراد با تجربه کاری مشابه، برخوردار باشند موثرتر هستند. پتانسیل برای دریافتهای ناعادلانه بین کارمندان در سازمانهای مبتنی بر اینترنت خیلی شدید است. برای دستیابی به کارمندان با مهارتهای کمیاب، خصوصاً طراحان و مهندسان نرم افزار، شرکتها مجبور به ارائه پاداشهای منعطف و حق انتخاب سهام و حقوقهای بالا هستند. کارمندان دیگر، بسیار کمتر این نوع رفتار خاص را می بینند. این، پتانسیل لازم را برای سرکوب انگیزش کسانی که احساس می کنند با آنها به طور ناعادلانه رفتار شده است فراهم می کند. در اینجا مسائل بالقوه انگیزش را ذکـــــر می کنیم که از مقایسه های درون سازمانی به وجود می آیند. زمانی که شما می بینید افراد، باتجربه، سن و توانائیهای مشابه شما مبالغ هنگفتی بابت کارشان در یک سازمــــان مبتنی بر اینترنت می گیرند درحالی که شما دریافت کمی دارید چه احساسی دارید؟ این رفتار ناعادلانه، به روحیه پایین بعضی از کارکنان منجر می شود. همچنین این رفتار ناعادلانه می تواند به نیروی کار ناراضی منجر شود که احساس می کند از حقوق خود محروم شده است.

بنابراین، سازمانهای الکترونیکی برای انگیزش کارکنان و حداقل کردن ترک خدمت آنان چه می توانند، انجام دهند؟ جواب این است که پروژه های چالشی برای آنها ارائه تا بر روی آن کار کنند، به کارکنان آزادی عمل بدهند تا تصمیم گیری کنند، حمایت لازم را برای موفقیت تیم ها انجام دهند، برنامه های حقوق و دستمزد جذابی ایجاد کنند که به وفاداری پاداش می دهند.

ارتباطات: سازمانهای الکترونیکی نه تنها به کارکنانشان اجازه داده، بلکه آنها را تشویق به ارتباط مستقیم و بدون کانال های ارتباطی با یکدیگر می کنند. کارکنان می توانند فوراً هر وقت با هرکس و هر کجا ارتباط برقرار کنند. این سیستم ارتباطات باز، سلسله مراتبهای اختیار سنتی را نادیده می گیرد و مفاهیم ارتبــاطات میان فردی از قبیل اختلاف بین شبکه های رسمی و غیررسمی، ارتباطات غیرکلامی و غربال کردن را از بین می برند. جنبه منفی این شبکه ارتباطات باز بار اضافی ارتباطات است. ایــــــن اختلالات ارتباطی بی شمار امروزی وقت ارزشمنــد کارگران را می گیرد و ممکن است توانایی آنان را برای تمرکز از بین ببرد.

اعتمـــادسازی: رفتار سازمانی اخیراً اعتماد را به عنوان یک موضوع اصلی تحقیق کشف کرده است. اگرچه اعتمادسازی در سازمانهای سنتی مهم است، اما آن در سازمانهای الکترونیکی مهمتر است. چرا؟ مطالعات نشان می دهند که اهمیت اعتماد تحت شرایط تغییر و بی ثباتی افزایش می یابد(5). و این واژه ها شاخصه های سازمانهای الکترونیکی هستند. زمانی که قوانین، سیاستها و هنجارهـــا و اعمال سنتی بی ثبات یا نامشخص هستند، افراد متوسل به روابط شخصی برای راهنمایی می شوند. و کیفیت این روابط عمدتاً توسط سطح اعتماد تعیین می شود.

مشروعیت بخشیدن به احساسات: موضوع احساسات نیز جدیداً به مباحث اصلی رفتار سازمانی اضافه شده است. احساسات اساساً در حوزه رفتار سازمانی نادیده گرفته شده بودند به خاطر اسطوره عقلانیت و اعتقاد به اینکه احساسات از هر نوعی درکار مخرب است. اصولاً سازمانها به عنوان ابزاری برای اقدامات منطقی نگریسته می شدند و به همین دلیل احساسات هیچ جایی در این دنیای آرمانی منطقی شده نداشتند. البته این باور از روی ناآگاهی بوده است. احساسات قسمتی از زندگی سازمانی هستند. افراد احساساتشان را در بیرون از سازمان نمی گذارند زمانی که آنها سرکار می آیند

آیا احساسات در سازمانهای الکترونیکی مهمتر از سازمانهای سنتی است؟ ممکن است پاسخ مثبت باشد. سازمانهای الکترونیکی به افراد اجازه می دهند تا با همدیگر در مکانها و زمانهای متفاوت کـــار کنند. این موضوع منزوی سازی اجتماعی را ایجاد می کند. به علاوه تغییر سریع و بی ثباتی شاخص سازمانهای الکترونیکی است. این شرایط نیاز به اجتماع بین کارمندان و پیوندهای احساساتی قوی را به وجود می آورد. افراد نیاز دارندکه به طور باز احساسات را با همکاران تسهیم کنند. درحالی که سازمانهای سنتی ممکن است با تشویق کارکنان به غلبه بر احساساتشان موثرتر عمل کنند، سازمانهای الکترونیکی ممکن است زمانی کاراتر باشند که کارکنان برای بیان احساساتشان، احساس آزادی کنند.

طراحــی کار: اینترنت به عنوان قسمتی از چشم اندازگسترده تر شبکه های ارتباطاتی به شکل دهی مجدد محیط کار و طراحی مجدد شغل کمک می کند.
اینترنت نقل و انتقال از راه دور را آسانتر کرده است. این امر به میلیونها کارگر اجازه می دهد تا مشاوران کارگزار آزادی باشند که در پروژه های مجازی بدون حتی قدم گذاشتن در محیط فیزیکی سازمان کار کنند. اما این چیز مثبتی است که در رابطه با سازمانهای الکترونیکی مطرح است. اما جنبه منفی سازمانهای الکترونیکی درمورد طراحی کار عبارتند از: ساعتهای طولانی و بیرحمانه کار، دسترسی به اینترنت به عنوان یک اتلاف کننده وقت کارمند و مسئولیتهای فیزیکی مربوط به کار طولانی با کامپیوتر. ما قبلاً به ساعتهای طولانی کار اشاره کردیم که نوعاً سازمانهای الکترونیکی از کارکنانشان می خواهند، با وجود این، بعضی کارکنان در 12 ساعت کار روزانه، یا 6 و 7 روز هفته موفق هستند، اما اکثراً این گونه نیستند و برای چنین افرادی این برنامه های کاری فشرده موجب تحلیل توانشان می شود و کارکنـــان خسته، مضطرب و دارای استرس می شوند. این امر می تواند سلامتی و بهره وری کارمندان را تحلیل برده و نهایتاً به ناکارآمد شدن آنها بینجامد.

به علاوه بسیاری از کارکنان کامپیوترهایی دارند که به اینترنت متصل است و موجب اتلاف زمان کار می شود. کارکنان درحال جستجو دراینترنت، گپ زنی با دوستان، گفتگوهای خودمانی در اتاقهای گپ، و رفتارهای دیگری هستندکه بهره وری را کاهش می دهند. برای مثال مطالعات نشان می دهد که به طور متوسط کارمندی که به اینترنت دسترسی دارد 90 دقیقه در روز را صرف جستجو دراینترنت می کند. کارکنانیکه تمام روزشان را در نشستن جلوی کامپیوتر سپری می کنند نسبت به شماری از پیامدهای منفی آسیب پذیر هستند (6) برای مثال کاربران کامپیوتـــــــری که نزدیک مانیتورهایشان می نشینند، خستگی و ضعیف شدن چشمانشان را موجب می شوند.

توازن کار - خانواده: داستان مشهوری در شرکت مایکروسافت وجود دارد و آن این است که در ساعت 8 شب زمانی که برنامه ریز جوان در حال قدم زدن در راهرو بود به بیل گیتس رسید. «گیتس» از او پرسید کجا می روی، مرد جوان پاسخ داد، زمان رفتن به خانه است. من 12 ساعت مشغول کار بودم. بیل گیتس با تعجب گفت آه فقط نصف روز کار می کنی؟

تعداد زیادی از کارکنان 12 ساعت را در یک روز به کار اختصاص می دهند. و 6 و 7 روز هفته را کار می کنند. سازمانها با فناوری پیشرفته تر، خصوصاً سازمانهای مبتنی بر اینترنت، درحال گسترش فرهنگهای دائم الکار (WORKAHOLIC) هستند. افزایش توانایی فناوری در جدایی خطوط کار و خانواده و افزایش بی رویه در زوجهای دوشغله، بحران بالقوه ای را ایجــاد می کند.

افراد به طور فزاینده ای درمی یابند که کار به زندگی شخصی شان لطمه می زند. و بسیاری این شیوه زندگی را زیر سوال می برند. توازن بین زندگی کاری و زندگی شخصی احتمالاً مهمترین بحث در دهه آینده باشد.

اخلاقیات و زندگی خصوصی: نظارت الکترونیکی کارکنان توسط کارفرمایان، موجب تقابل خواست کارفرمایان به کنترل، و میل کارکنان به حفظ حریم شخصی خود شده است.نرم افزار پیچیده ای که این نظارت را انجام می دهد، تنها این مشکل اخلاقی را افزوده که چه اندازه یک سازمان بایستی رفتارکارکنانی که کارشان را به وسیله رایانه انجام می دهند را نظارت کند (7).

کارفرمایان دلیل آورده اند که آنها نیاز به این کنترل ها دارند. این کنترل ها به آنها اجازه می دهد تا مطمئن شوند که کارکنانشان درحال اتلاف وقت و یا انتشار اسرار سازمان نیستند و اینکه آنها بتوانند سازمان را در مقابل کارکنانی که ممکن است، محیط نامساعدی را برای زنان یا اعضای گروههای اقلیت به وجود آورند، محافظت کنند.